Workflows

Aperçu des Workflows

Le module Workflows est un véritable atout au sein de votre organisation, vous permettant d'automatiser des processus métier complexes sans avoir besoin d'une expertise en codage étendue.

À quoi sert ce module ?

Le principe principal du module Workflows est simple : si quelque chose se produit et que des conditions prédéfinies sont remplies, le système exécute automatiquement des actions prédéfinies.

Comment ça marche ?

Vous pouvez configurer autant de Workflows que vous le souhaitez. Cette flexibilité permet aux utilisateurs d'automatiser diverses tâches et processus au sein de leur organisation, améliorant ainsi l'efficacité et la productivité.

Le système enregistre automatiquement chaque action exécutée dans un workflow.

1. Vous (ou votre administrateur) pouvez configurer des workflows en définissant des déclencheurs, des conditions et des actions.
2. L'action configurée est automatiquement exécutée lorsque survient un événement de déclenchement et que les conditions sont remplies.

Éléments du Workflow

Déclencheur

Dans le module Workflows, les déclencheurs initient des actions en fonction d'événements spécifiques dans le système. Les déclencheurs incluent :

• Après mise à jour : Exécute des actions après qu'un enregistrement a été mis à jour.

• Après création : Initie des actions après la création d'un nouvel enregistrement.

• Avant création : Déclenche des actions avant la création d'un nouvel enregistrement.

Les deux premiers types peuvent être utilisés pour gagner du temps et automatiser des tâches répétitives.

Les workflows basés sur des événements "Avant création" peuvent être utilisés pour des validations automatiques supplémentaires, des contrôles qualité, etc. En cas de validation échouée, vous pouvez configurer quel message d'erreur doit être affiché à l'utilisateur. 

Conditions

Les actions de workflow configurées sont exécutées après qu'un certain événement de déclenchement se produit uniquement lorsque les conditions sont remplies. Il existe 2 approches pour définir des conditions :

Conditions de base : Il s'agit de conditions simples que les utilisateurs peuvent configurer à l'aide de boutons et d'options prédéfinis. Elles suivent la logique commune avec les opérateurs ET, OU et NON, ce qui les rend faciles à configurer pour les utilisateurs ayant des connaissances techniques limitées.

Conditions de script : Les utilisateurs plus avancés peuvent utiliser des scripts qui permettent de décrire toute logique métier, pour une plus grande flexibilité et personnalisation. Les utilisateurs peuvent écrire des scripts en utilisant la syntaxe Twig pour définir des conditions complexes basées sur divers paramètres.

Actions

Les actions dans le module Workflows déterminent ce qui se passe lorsque survient un événement de déclenchement et que les conditions sont remplies. Plusieurs types d'actions peuvent être automatisés, notamment :

• Importation de flux : Lance des flux d'importation sélectionnés avec des charges utiles définies, facilitant l'importation automatique de données dans le système.

• Exportation de flux : Exécute des flux d'exportation sélectionnés avec des charges utiles définies, permettant l'exportation automatique de données du système vers des sources externes.

• Exécution de connecteur : Permet l'exécution de connecteurs sélectionnés, qui facilitent l'intégration avec d'autres systèmes ou services.

• Mise à jour de certains champs dans plusieurs enregistrements : Met automatiquement à jour les champs spécifiés dans les enregistrements filtrés par des critères prédéfinis, garantissant l'exactitude et la cohérence des données.

Nous travaillons à l'ajout de encore plus d'actions, qui peuvent être automatisées.

"Configurable" Buttons

Avec l'aide de ce module, vous pouvez configurer vos propres boutons pour effectuer une action prédéfinie sur les enregistrements actuels ou multiples sélectionnés. Lorsqu'ils sont cliqués, les boutons déclenchent l'action associée, automatisant les tâches et rationalisant les processus. Vous pouvez également personnaliser les déclencheurs, en vous assurant que les actions se produisent dans des conditions spécifiques. Chaque interaction initiée via les boutons configurables est journalisée dans le système, offrant transparence et responsabilité.

Intégration avec ChatGPT

Avec le module de flux de travail, toutes les fonctionnalités de ChatGPT deviennent disponibles, améliorant considérablement les capacités d'automatisation. Les utilisateurs peuvent configurer des invites spécifiant les types de questions et de tâches pour ChatGPT, qui fournit ensuite des réponses et met à jour automatiquement la base de données. Cela permet de :

• Générer automatiquement des titres et descriptions méta ce qui améliore le SEO sans saisie manuelle.
• Créer des descriptions de produits à partir de données structurées (par exemple, des tableaux avec des détails sur le produit qui peuvent désormais être facilement convertis en descriptions de produits détaillées et informatives en quelques secondes).

Cette intégration élargit les possibilités d'automatisation et optimise les processus commerciaux, rendant les tâches complexes plus efficaces et moins dépendantes de la saisie manuelle.

Avantages

Le module Workflows permet aux utilisateurs d'automatiser tout type de processus métier en utilisant une interface visuelle, éliminant ainsi le besoin de codage manuel. Avec des actions basées sur des déclencheurs et une logique basée sur des conditions, les utilisateurs peuvent gérer une large gamme d'exigences métier complexes sans dépendre des développeurs. Ce module s'adresse aux utilisateurs qui ont besoin d'automatiser des processus au sein de leur organisation mais qui peuvent ne pas posséder de compétences en codage, améliorant ainsi la productivité et réduisant la dépendance aux développeurs pour les tâches d'automatisation routinières.

• Automatisation : automatiser des tâches répétitives.
• Réduction de la saisie manuelle des données : automatiser la saisie de données entre les tâches liées pour minimiser les erreurs et gagner du temps.
• Processus standardisés : garantir que les tâches sont terminées dans un ordre spécifique et selon des règles définies, ce qui conduit à une exécution cohérente et sans erreurs.
• Suivi en temps réel : les utilisateurs peuvent suivre la progression du travail, identifier les goulots d'étranglement et s'assurer que les tâches sont terminées à temps.
• Amélioration de la communication : les notifications automatiques tiennent tout le monde informé de l'état des tâches et des approbations.
• Délais de réponse plus rapides : automatiser des tâches telles que l'envoi de courriels de suivi ou la génération de documents PDF permet de fournir un service client plus rapide.
• Augmentation de la conformité : garantir le respect des réglementations et des politiques internes.
• Amélioration de la scalabilité : les entreprises peuvent facilement ajouter de nouveaux workflows ou modifier ceux existants pour s'adapter aux besoins changeants.

Documentation

Lisez la documentation technique pour en savoir plus sur le module.

Démonstration

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