Workflows

Visión general de Workflow

El módulo de Workflows es un cambio de juego dentro de su organización que le permite automatizar procesos comerciales complejos sin la necesidad de una amplia experiencia en codificación.

¿Para qué sirve este módulo?

El principio principal del módulo de Workflows es simple: si ocurre algo y se cumplen condiciones predefinidas, el sistema ejecuta automáticamente acciones predefinidas.

¿Cómo funciona?

Puede configurar tantos Workflows como desee. Esta flexibilidad permite a los usuarios automatizar varias tareas y procesos dentro de su organización, mejorando la eficiencia y la productividad.

El sistema registra automáticamente cada acción ejecutada dentro de un flujo de trabajo.

1. Usted (o su Administrador) puede configurar flujos de trabajo definiendo desencadenantes, condiciones y acciones.
2. La acción configurada se ejecuta automáticamente cuando ocurre un evento de desencadenamiento y se cumplen las condiciones.

Elementos del Workflow

Desencadenador

En el módulo de Workflows, los desencadenadores inician acciones basadas en eventos específicos dentro del sistema. Los desencadenadores incluyen:

• Después de la actualización: Ejecuta acciones después de que se haya actualizado un registro.

• Después de crear: Inicia acciones después de que se haya creado un nuevo registro.

• Antes de crear: Desencadena acciones antes de que se cree un nuevo registro.

Los dos primeros tipos se pueden utilizar para ahorrar tiempo y automatizar tareas repetitivas.

Los flujos de trabajo basados en eventos "Antes de crear" se pueden utilizar para validaciones automáticas adicionales, controles de calidad, etc. En caso de validación fallida, puede configurar qué error debe mostrarse al usuario. 

Condiciones

Las acciones de flujo de trabajo configuradas se ejecutan después de cierto evento de desencadenamiento solo cuando se cumplen las Condiciones. Hay 2 enfoques para definir condiciones:

Condiciones básicas: Estas son condiciones simples que los usuarios pueden configurar usando botones y opciones predefinidas. Siguen la lógica común con los operadores AND, OR y NOT, lo que facilita su configuración para usuarios con conocimientos técnicos limitados.

Condiciones de script: Los usuarios más avanzados pueden usar scripts que permiten describir cualquier lógica empresarial, para una mayor flexibilidad y personalización. Los usuarios pueden escribir scripts usando la sintaxis Twig para definir condiciones complejas basadas en varios parámetros.

Acciones

Las acciones en el módulo de Workflows determinan qué sucede cuando ocurre un evento de desencadenamiento y se cumplen las condiciones. Se pueden automatizar varios tipos de acciones, que incluyen:

• Importar Feeds: Lanza feeds de importación seleccionados con cargas útiles configuradas, facilitando la importación automática de datos en el sistema.

• Exportar Feeds: Ejecuta feeds de exportación seleccionados con cargas útiles configuradas, lo que permite la exportación automática de datos desde el sistema a fuentes externas.

• Ejecución de Conector: Permite la ejecución de conectores seleccionados, que facilitan la integración con otros sistemas o servicios.

• Actualización de ciertos campos en múltiples registros: Actualiza automáticamente campos especificados en registros filtrados por criterios predefinidos, garantizando la precisión y consistencia de los datos.

Estamos trabajando en agregar aún más acciones, que se pueden automatizar.

Configurable buttons

Con la ayuda de este módulo, puede configurar sus propios botones para realizar acciones predefinidas en registros actuales o múltiples seleccionados. Cuando se hace clic, los botones activan la acción asociada, automatizando tareas y simplificando procesos. También puede personalizar los desencadenantes, asegurando que las acciones ocurran bajo condiciones específicas. Cada interacción iniciada a través de los botones configurables se registra dentro del sistema, proporcionando transparencia y responsabilidad. 

Integración con ChatGPT

Con el módulo de flujos de trabajo, todas las funcionalidades de ChatGPT están disponibles, mejorando enormemente las capacidades de automatización. Los usuarios pueden configurar indicaciones que especifiquen los tipos de preguntas y tareas para ChatGPT, que luego proporciona respuestas y actualiza automáticamente la base de datos. Esto permite:

• Generar automáticamente títulos y descripciones meta que mejoran el SEO sin entrada manual.
• Crear descripciones de productos a partir de datos estructurados (por ejemplo, tablas con detalles del producto que ahora se pueden convertir fácilmente en descripciones de productos detalladas e informativas en segundos).

Esta integración amplía las posibilidades de automatización y optimiza los procesos comerciales, haciendo que las tareas complejas sean más eficientes y menos dependientes de la entrada manual.

Ventajas

El módulo de Workflows capacita a los usuarios para automatizar cualquier tipo de proceso comercial utilizando una interfaz visual, eliminando la necesidad de codificación manual. Con acciones basadas en desencadenadores y lógica basada en condiciones, los usuarios pueden manejar una amplia gama de requisitos comerciales complejos sin depender de los desarrolladores. Este módulo está dirigido a usuarios que necesitan automatizar procesos dentro de su organización pero que pueden no tener habilidades de codificación, mejorando la productividad y reduciendo la dependencia de los desarrolladores para tareas de automatización rutinarias.

• Automatización: automatizar tareas repetitivas.
• Reducción de la entrada de datos manual: automatizar la entrada de datos entre tareas relacionadas para minimizar errores y ahorrar tiempo.
• Procesos estandarizados: asegurar que las tareas se completen en un orden específico y de acuerdo con reglas definidas, lo que lleva a una ejecución consistente y sin errores.
• Seguimiento en tiempo real: los usuarios pueden rastrear el progreso del trabajo, identificar cuellos de botella y asegurarse de que las tareas se completen a tiempo.
• Mejora de la comunicación: las notificaciones automáticas mantienen a todos informados sobre el estado de las tareas y las aprobaciones.
• Tiempos de respuesta más rápidos: automatizar tareas como enviar correos electrónicos de seguimiento o generar documentos PDF que conducen a un servicio al cliente más rápido.
• Aumento del cumplimiento: garantizar el cumplimiento de regulaciones y políticas internas.
• Mejora de la escalabilidad: las empresas pueden agregar fácilmente nuevos flujos de trabajo o modificar los existentes para adaptarse a las necesidades cambiantes.

Documentación

Lea la documentación técnica para obtener más información sobre el módulo.

Demo

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