Workflow Overview

Das Workflows-Modul ist ein Game-Changer innerhalb Ihrer Organisation und ermöglicht es Ihnen, komplexe Geschäftsprozesse ohne umfangreiche Codierung zu automatisieren.

Wofür ist dieses Modul gedacht?

Das Hauptprinzip des Workflows-Moduls ist einfach - wenn etwas passiert und vordefinierte Bedingungen erfüllt sind, führt das System automatisch vordefinierte Aktionen aus.

Wie funktioniert es?

Sie können so viele Workflows konfigurieren, wie Sie möchten. Diese Flexibilität ermöglicht es Benutzern, verschiedene Aufgaben und Prozesse innerhalb ihrer Organisation zu automatisieren und damit Effizienz und Produktivität zu steigern.

Das System protokolliert automatisch jede innerhalb eines Workflows ausgeführte Aktion.

1. Sie (oder Ihr Administrator) können Workflows konfigurieren, indem Sie Trigger, Bedingungen und Aktionen definieren.
2. Die konfigurierte Aktion wird automatisch ausgeführt, wenn ein auslösendes Ereignis auftritt und die Bedingungen erfüllt sind.

Workflow-Elemente

Auslöser

Im Workflows-Modul initiiert Auslöser Aktionen basierend auf spezifischen Ereignissen im System. Die Auslöser umfassen:

• Nach Aktualisierung: Führt Aktionen nach der Aktualisierung eines Datensatzes aus.

• Nach Erstellung: Initiiert Aktionen, nachdem ein neuer Datensatz erstellt wurde.

• Vor Erstellung: Löst Aktionen aus, bevor ein neuer Datensatz erstellt wird.

Die ersten beiden Typen können verwendet werden, um Zeit zu sparen und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.

Workflows basierend auf "Vor Erstellung"-Ereignissen können für zusätzliche automatische Datenvalidierungen, Qualitätsprüfungen usw. verwendet werden. Im Falle einer fehlgeschlagenen Validierung können Sie konfigurieren, welche Fehlermeldung dem Benutzer angezeigt werden soll.

Bedingungen

Die konfigurierten Workflow-Aktionen werden nur ausgeführt, wenn bestimmte auslösende Ereignisse eintreten, und die Bedingungen erfüllt sind. Es gibt 2 Ansätze, um Bedingungen zu definieren:

Grundlegende Bedingungen: Dies sind einfache Bedingungen, die Benutzer mithilfe von Schaltflächen und vordefinierten Optionen konfigurieren können. Sie folgen einer üblichen Logik mit UND-, ODER- und NICHT-Operatoren, was sie einfach einzurichten macht, auch für Benutzer mit begrenzten technischen Kenntnissen.

Scriptbedingungen: Fortgeschrittenere Benutzer können Skripte verwenden, um jede Geschäftslogik zu beschreiben, für mehr Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten. Benutzer können Skripte mit der Twig-Syntax schreiben, um komplexe Bedingungen basierend auf verschiedenen Parametern zu definieren.

Aktionen

Aktionen im Workflows-Modul bestimmen, was passiert, wenn ein Auslöserereignis eintritt und Bedingungen erfüllt sind. Mehrere Aktionsarten können automatisiert werden, darunter:

• Import-Feeds: Startet ausgewählte Import-Feeds mit festgelegten Nutzlasten und erleichtert so den automatischen Import von Daten in das System.

• Export-Feeds: Führt ausgewählte Export-Feeds mit festgelegten Nutzlasten aus und ermöglicht so den automatischen Export von Daten aus dem System an externe Quellen.

• Connector-Ausführung: Ermöglicht die Ausführung ausgewählter Connectors, die die Integration mit anderen Systemen oder Diensten erleichtern.

• Aktualisierung bestimmter Felder in mehreren Datensätzen: Aktualisiert automatisch bestimmte Felder in Datensätzen, die nach vordefinierten Kriterien gefiltert sind, um Datenkorrektheit und -konsistenz sicherzustellen.

Wir arbeiten daran, noch mehr Aktionen hinzuzufügen, die automatisiert werden können.

"Configurable" Buttons

Mit Hilfe dieses Moduls können Sie Ihre eigenen Configurable Buttons konfigurieren, um vordefinierte Aktionen für aktuelle oder mehrere ausgewählte Datensätze auszuführen. Wenn Sie auf die Configurable Buttons klicken, werden die zugehörigen Aktionen ausgelöst und Aufgaben automatisiert sowie Prozesse optimiert. Sie können auch Trigger anpassen, um sicherzustellen, dass Aktionen unter bestimmten Bedingungen ausgeführt werden. Jede durch Configurable Buttons initiierte Interaktion wird im System protokolliert und bietet Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Integration mit ChatGPT

Mit dem Workflows-Modul werden alle ChatGPT-Funktionalitäten verfügbar, was die Automatisierungsmöglichkeiten erheblich erweitert. Benutzer können Eingabeaufforderungen konfigurieren, die die Arten von Fragen und Aufgaben für ChatGPT festlegen, das dann Antworten liefert und die Datenbank automatisch aktualisiert. Dies ermöglicht:

• Automatisches Generieren von Meta-Titeln und -Beschreibungen, was die SEO ohne manuelle Eingabe verbessert.
• Erstellen von Produktbeschreibungen aus strukturierten Daten (z. B. Tabellen mit Produktdetails, die nun innerhalb von Sekunden in detaillierte und informative Produktbeschreibungen umgewandelt werden können).

Diese Integration erweitert die Automatisierungsmöglichkeiten und optimiert Geschäftsprozesse, indem sie komplexe Aufgaben effizienter und weniger abhängig von manueller Eingabe macht.

Vorteile

Das Workflows-Modul ermöglicht es Benutzern, beliebige Geschäftsprozesse mithilfe einer visuellen Oberfläche zu automatisieren, ohne umfangreiche Codierung. Mit triggerbasierten Aktionen und bedingungsbasierter Logik können Benutzer eine Vielzahl komplexer Geschäftsanforderungen ohne Programmierkenntnisse bewältigen. Dieses Modul richtet sich an Benutzer, die Prozesse in ihrer Organisation automatisieren müssen, jedoch möglicherweise nicht über Codierkenntnisse verfügen, um die Produktivität zu steigern und die Abhängigkeit von Entwicklern für Routineautomatisierungsaufgaben zu verringern.

• Automatisierung: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben.
• Verringerte manuelle Dateneingabe: Automatisieren Sie den Datenaustausch zwischen verwandten Aufgaben, um Fehler zu minimieren und Zeit zu sparen.
• Standardisierte Prozesse: Stellen Sie sicher, dass Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge und gemäß definierten Regeln ausgeführt werden, was zu einer konsistenten und fehlerfreien Ausführung führt.
• Echtzeit-Tracking: Benutzer können den Fortschritt der Arbeit verfolgen, Engpässe identifizieren und sicherstellen, dass Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden.
• Verbesserte Kommunikation: Automatisierte Benachrichtigungen halten alle über den Status von Aufgaben und Genehmigungen auf dem Laufenden.
• Schnellere Reaktionszeiten: Automatisieren Sie Aufgaben wie das Versenden von Follow-up-E-Mails oder das Generieren von PDF-Dokumenten, um einen schnelleren Kundenservice zu gewährleisten.
• Erhöhte Einhaltung: Stellen Sie die Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien sicher.
• Verbesserte Skalierbarkeit: Unternehmen können problemlos neue Workflows hinzufügen oder vorhandene anpassen, um sich an ändernde Anforderungen anzupassen.

Dokumentation

Lesen Sie die technische Dokumentation, um mehr über das Modul zu erfahren.

Demo

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