Workflows

Overzicht van Workflows

Het Workflows-module is een gamechanger binnen uw organisatie, waardoor u complexe bedrijfsprocessen kunt automatiseren zonder uitgebreide programmeerkennis.

Waar dient dit module voor?

Het hoofdprincipe van het Workflows-module is eenvoudig - als er iets gebeurt en aan vooraf gedefinieerde voorwaarden wordt voldaan, voert het systeem automatisch vooraf gedefinieerde acties uit.

Hoe werkt het?

U kunt zoveel workflows configureren als u wilt. Deze flexibiliteit stelt gebruikers in staat om verschillende taken en processen binnen hun organisatie te automatiseren, waardoor de efficiëntie en productiviteit worden verbeterd.

Het systeem registreert automatisch elke actie die binnen een workflow wordt uitgevoerd.

1. U (of uw beheerder) kunt workflows configureren door triggers, voorwaarden en acties te definiëren.
2. De geconfigureerde actie wordt automatisch uitgevoerd wanneer een triggergebeurtenis zich voordoet en aan de voorwaarden wordt voldaan.

Elementen van Workflows

Trigger

In het Workflows-module activeren triggers acties op basis van specifieke gebeurtenissen binnen het systeem. Triggers omvatten:

• Na update: Voert acties uit nadat een record is bijgewerkt.

• Na aanmaken: Start acties nadat een nieuw record is aangemaakt.

• Voor aanmaken: Start acties voordat een nieuw record wordt aangemaakt.

De eerste twee typen kunnen worden gebruikt om tijd te besparen en repetitieve taken te automatiseren.

Workflows gebaseerd op gebeurtenissen "Voor aanmaken" kunnen worden gebruikt voor aanvullende automatische gegevensvalidaties, kwaliteitscontroles, enz. In geval van mislukte validatie kunt u configureren welke fout aan de gebruiker moet worden getoond. 

Voorwaarden

De geconfigureerde acties van workflows worden alleen uitgevoerd na een bepaalde triggergebeurtenis wanneer aan de voorwaarden is voldaan. Er zijn 2 benaderingen om voorwaarden te definiëren:

Basisvoorwaarden: Dit zijn eenvoudige voorwaarden die gebruikers kunnen configureren met behulp van knoppen en vooraf gedefinieerde opties. Ze volgen een gemeenschappelijke logica met EN-, OF- en NIET-operatoren, waardoor ze gemakkelijk kunnen worden ingesteld voor gebruikers met beperkte technische kennis.

Scriptvoorwaarden: Gevorderde gebruikers kunnen scripts gebruiken waarmee elke bedrijfslogica kan worden beschreven, voor meer flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Gebruikers kunnen scripts schrijven met Twig-syntax om complexe voorwaarden te definiëren op basis van verschillende parameters.

Acties

Acties in het Workflows-module bepalen wat er gebeurt wanneer een triggergebeurtenis plaatsvindt en aan de voorwaarden is voldaan. Verschillende actietypen kunnen worden geautomatiseerd, waaronder:

• Importeer feeds: Start geselecteerde importfeeds met ingestelde payloads, waardoor de automatische import van gegevens in het systeem wordt vergemakkelijkt.

• Exporteer feeds: Voert geselecteerde exportfeeds uit met ingestelde payloads, waardoor de automatische export van gegevens uit het systeem naar externe bronnen wordt mogelijk gemaakt.

• Uitvoering van connector: Maakt de uitvoering van geselecteerde connectors mogelijk, die integratie met andere systemen of services vergemakkelijken.

• Bijwerken van bepaalde velden in meerdere records: Update automatisch gespecificeerde velden in records gefilterd op vooraf gedefinieerde criteria, zodat de nauwkeurigheid en consistentie van gegevens worden gegarandeerd.

We werken eraan om nog meer acties toe te voegen die kunnen worden geautomatiseerd.

"Configurable" Buttons

Met behulp van dit module kunt u uw eigen knoppen configureren om vooraf gedefinieerde acties uit te voeren op de huidige of meerdere geselecteerde records. Wanneer erop wordt geklikt, activeren de knoppen de bijbehorende actie, automatiseren taken en optimaliseren processen. U kunt ook triggers aanpassen om ervoor te zorgen dat acties plaatsvinden onder specifieke voorwaarden. Elke interactie die wordt gestart via configureerbare knoppen, wordt gelogd binnen het systeem, wat zorgt voor transparantie en verantwoording.

Integratie met ChatGPT

Met de Workflows-module worden alle ChatGPT-functionaliteiten beschikbaar, wat de automatiseringsmogelijkheden aanzienlijk verbetert. Gebruikers kunnen prompts configureren die de soorten vragen en taken voor ChatGPT specificeren, die vervolgens antwoorden geeft en automatisch de database bijwerkt. Dit stelt je in staat om:

• Automatisch metatitels en -beschrijvingen te genereren die de SEO verbeteren zonder handmatige invoer.
• Productbeschrijvingen te maken uit gestructureerde gegevens (bijv. tabellen met productdetails die nu eenvoudig kunnen worden omgezet in gedetailleerde informatieve productbeschrijvingen binnen enkele seconden).

Deze integratie vergroot de automatiseringsmogelijkheden en optimaliseert bedrijfsprocessen, waardoor complexe taken efficiënter worden en minder afhankelijk zijn van handmatige invoer.

Voordelen

Het Workflows-module geeft gebruikers de mogelijkheid om elk type bedrijfsproces te automatiseren met een visuele interface, waardoor de noodzaak voor handmatige codering wordt geëlimineerd. Met acties gebaseerd op triggers en logica gebaseerd op voorwaarden, kunnen gebruikers een breed scala aan complexe bedrijfseisen afhandelen zonder te vertrouwen op ontwikkelaars. Dit module is gericht op gebruikers die processen binnen hun organisatie moeten automatiseren maar mogelijk niet over programmeervaardigheden beschikken, waardoor de productiviteit wordt verbeterd en de afhankelijkheid van ontwikkelaars voor routinematige automatiseringstaken wordt verminderd.

• Automatisering: automatiseer repetitieve taken.
• Verminderde handmatige gegevensinvoer: automatiseer gegevensinvoer tussen gerelateerde taken om fouten te minimaliseren en tijd te besparen.
• Gestandaardiseerde processen: zorg ervoor dat taken worden voltooid in een specifieke volgorde en volgens gedefinieerde regels, wat leidt tot consistente en foutloze uitvoering.
• Real-time tracking: gebruikers kunnen de voortgang van het werk volgen, knelpunten identificeren en ervoor zorgen dat taken op tijd worden voltooid.
• Verbeterde communicatie: geautomatiseerde meldingen houden iedereen op de hoogte van de status van taken en goedkeuringen.
• Snellere responstijden: automatiseer taken zoals het verzenden van follow-up-e-mails of het genereren van PDF-documenten voor snellere klantenservice.
• Verhoogde naleving: zorg voor naleving van voorschriften en interne beleidsregels.
• Verbeterde schaalbaarheid: bedrijven kunnen eenvoudig nieuwe workflows toevoegen of bestaande aanpassen om zich aan te passen aan veranderende behoeften.

Documentatie

Lees de technische documentatie om meer te weten te komen over het module.

Demo

Neem contact met ons op en we sturen u de toegangsgegevens voor de demoversie.